Excel VBAでPDF保存をマスター！ExportAsFixedFormatメソッドの使い方

この記事では、Excel VBAを使用してブックをPDF形式で簡単に保存する方法を、ExportAsFixedFormatメソッドを用いて詳細に解説します。

ExcelのブックをPDFで保存したいんだけど、どうすればいいの？

ExportAsFixedFormatメソッドを使えば、簡単にExcelブックをPDF形式で保存できますよ。

ExportAsFixedFormatメソッドとは？

ExportAsFixedFormatメソッドは、ExcelブックをPDF形式やXPS形式で保存するために使用されるVBAのメソッドです。このメソッドを用いることで、印刷品質の高いドキュメントを簡単に作成することが可能になります。

PDF保存のための準備

ExcelブックをPDF形式で保存する前に、いくつかの準備を行う必要があります。これらのステップを丁寧に実行することで、希望する形式と品質でドキュメントを保存できます。

以下に、PDF保存のための準備プロセスを詳細に説明します。

以上の準備ステップを完了させた後、Excel VBAのExportAsFixedFormatメソッドを使用して、ブックまたはシートをPDF形式で保存することができます。

サンプルプログラムによる実践

Excel VBAを使用してブックをPDF形式で保存する方法を実際に見てみましょう。

以下のサンプルプログラムは、ExcelのアクティブシートをPDF形式で保存する基本的な方法を示しています。このサンプルを参考に、自分のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

Sub SaveSheetAsPDF()
    ' PDFとして保存するファイル名とパスを設定
    Dim filePath As String
    filePath = "C:\YourFolderPath\YourFileName.pdf"
    
    ' アクティブシートをPDF形式で保存
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
                                     Filename:=filePath, _
                                     Quality:=xlQualityStandard, _
                                     IncludeDocProperties:=True, _
                                     IgnorePrintAreas:=False, _
                                     OpenAfterPublish:=True
    ' 保存完了のメッセージを表示
    MsgBox "PDFファイルが保存されました: " & filePath, vbInformation, "完了"
End Sub

このプログラムを実行するには、まずVBAエディタを開き（ExcelでAlt + F11キーを押す）、標準モジュール（新しいモジュールを挿入する場合は、挿入 > モジュール）に上記のコードをコピー＆ペーストします。

それから、マクロを実行することで（F5キーを押すか、適切なマクロを選択して実行）、アクティブシートがPDF形式で指定したパスに保存されます。

カスタマイズのヒント:

• ファイルパス: filePath変数に指定するパスは、PDFファイルを保存したい正確な位置とファイル名に変更してください。存在しないフォルダパスを指定するとエラーが発生しますので注意してください。
• 複数シートの保存: 複数のシートを一つのPDFファイルに保存したい場合は、保存したいシートを事前に選択またはグルーピングしてから、ThisWorkbook.Sheets(Array("Sheet1", "Sheet2")).Selectのように指定して実行します。
• 品質とその他のオプション: QualityパラメータをxlQualityMinimumに変更してファイルサイズを小さくすることも可能です。また、IncludeDocPropertiesやIgnorePrintAreasなどのパラメータを変更して、出力されるPDFファイルの内容を調整することができます。

パラメータ詳細とオプション

ExportAsFixedFormatメソッドを使用してExcelブックまたはシートをPDF形式で保存する際に、理解しておくべき主要なパラメータとオプションについて詳しく説明します。

これらのパラメータを適切に設定することで、出力されるPDFファイルの品質、範囲、その他の特性を細かく制御できます。

1. Type

• 説明: 出力ファイルの形式を指定します。
• オプション:
  • xlTypePDF: PDF形式で保存します。
  • xlTypeXPS: XPS形式で保存します。

2. Filename

• 説明: 保存するファイルのパスと名前を指定します。
• 例: "C:\YourPath\YourFileName.pdf"

3. Quality

• 説明: 出力されるPDFファイルの品質を指定します。
• オプション:
  • xlQualityStandard: 標準の品質で保存します。
  • xlQualityMinimum: 最小限の品質で保存し、ファイルサイズを小さくします。

4. IncludeDocProperties

• 説明: 出力されるPDFファイルにドキュメントのプロパティ（著者名、タイトルなど）を含めるかどうかを指定します。
• オプション:
  • True: ドキュメントのプロパティを含めます。
  • False: ドキュメントのプロパティを含めません。

5. IgnorePrintAreas

• 説明: 設定されている印刷範囲を無視して、シート全体をPDFに出力するかどうかを指定します。
• オプション:
  • True: 印刷範囲を無視します。
  • False: 印刷範囲に従って出力します。

6. From and To

• 説明: PDFに出力するページ範囲を指定します。全てのページを出力する場合は、これらのパラメータは不要です。
• 例: From:=1, To:=3 (最初の3ページだけを出力します)

7. OpenAfterPublish

• 説明: PDFファイルを保存後、自動的に開くかどうかを指定します。
• オプション:
  • True: 保存後にファイルを開きます。
  • False: 保存後にファイルを開きません。

これらのパラメータとオプションを適切に使用することで、出力されるPDFファイルの細かい設定を制御し、必要に応じてカスタマイズすることが可能です。

特定の要件に応じてこれらのオプションを組み合わせることで、様々な種類のドキュメントを効率的に作成できます。

まとめ

Excel VBAを使用してブックをPDF形式で簡単に保存する方法を解説しました。

Excel VBAを使用したPDF保存機能は、報告書やドキュメントの配布において非常に便利です。

今回ご紹介したExportAsFixedFormatメソッドの基本から応用までの理解を深めることで、業務の自動化や効率化に大きく貢献できるでしょう。